Privacy - & Cookieverklaring

Deze privacyverklaring werd laatst gewijzigd op 8 september 2026

​Bij ReachingOut hechten we veel belang aan jouw privacy. We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dit doen, hoe we ze beschermen en welke rechten je hebt.
 

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

ReachingOut – Gita Braeckmans
Philippe Spethstraat 86
2950 Kapellen
Ondernemingsnummer: BE 0631.521.468
E-mail: reachingout.be@gmail.com
Telefoon: 0479 68 32 48
 

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de manier waarop je contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten, kunnen we onder andere volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• gegevens die je zelf invult in een contact- of boekingsformulier;

• gegevens over afspraken;

• facturatie- en betalingsgegevens;

• e-mail- en WhatsAppcommunicatie;

• informatie die nodig is voor deelname aan coaching, hypnosebegeleiding, workshops, masterclasses of online cursussen;

• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, apparaatgegevens en cookiegegevens.

Tijdens een coaching- of hypnosetraject kunnen daarnaast persoonlijke gegevens worden verwerkt die je zelf met ons deelt en die relevant zijn voor jouw begeleiding. Hieronder kunnen ook gegevens vallen over jouw lichamelijk of psychisch welzijn. Dergelijke gezondheidsgegevens kunnen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn en worden daarom met extra zorg behandeld.

We vragen je om via het gewone contactformulier alleen informatie te delen die nodig is om jouw vraag te kunnen beantwoorden.
 

3. Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw gegevens onder andere om:

• jouw vraag of contactaanvraag te beantwoorden;

• een kennismaking of afspraak in te plannen;

• de door jou gevraagde coaching, hypnosebegeleiding, workshop of andere dienst uit te voeren;

• met jou te communiceren over afspraken en oefeningen;

• bestellingen en betalingen af te handelen;

• facturen op te maken en aan onze wettelijke administratieve en boekhoudkundige verplichtingen te voldoen;

• toegang te geven tot masterclasses of online cursussen;

• commerciële e-mails te versturen wanneer dit wettelijk is toegestaan en, waar vereist, je hiervoor toestemming hebt gegeven;

• onze website te beheren en beveiligen;

• na jouw toestemming het gebruik van onze website te analyseren;

• na jouw toestemming marketing- en advertentietechnologie te gebruiken.

Afhankelijk van het doel verwerken we gegevens omdat dit nodig is voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, omdat we een wettelijke verplichting hebben, op basis van jouw toestemming of, waar toegestaan, op basis van een gerechtvaardigd belang.

Wanneer bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gezondheidsgegevens, houden we daarnaast rekening met de aanvullende voorwaarden die de AVG daarvoor stelt.
 

4. Cliëntdossiers en persoonlijke notities

Tijdens een coaching- of hypnosetraject kan Gita Braeckmans persoonlijke werkaantekeningen maken die relevant zijn voor jouw begeleiding.

Deze notities worden op papier bewaard in een persoonlijk cliëntdossier. De dossiers worden bewaard in een afsluitbare dossierkast en zijn niet vrij toegankelijk voor derden.

Digitale communicatie over afspraken en oefeningen kan daarnaast worden bewaard via e-mail en de digitale agenda van ReachingOut.

We beperken de gegevens die we bewaren zoveel mogelijk tot wat noodzakelijk en relevant is voor de begeleiding en administratie.
 

5. Welke externe dienstverleners gebruiken we?

Voor onze website en dienstverlening maken we gebruik van verschillende externe dienstverleners. Afhankelijk van de diensten waarvan je gebruikmaakt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt via:

Wix – voor onze website, formulieren, afspraken en commerciële e-mailcommunicatie.

Plug&Pay – voor online bestellingen.

Mollie – voor de verwerking van online betalingen.

Huddle – voor toegang tot masterclasses en online cursussen wanneer deze beschikbaar worden gesteld. Hiervoor kan een persoonlijk gebruikersaccount nodig zijn.

E-mail en digitale agenda – voor communicatie, afspraken en het versturen van oefeningen en andere informatie.

WhatsApp – voor communicatie met bestaande cliënten wanneer zij via dit kanaal met ReachingOut communiceren.

Peppol en onze facturatie-/boekhoudkundige toepassingen – voor facturatie en wettelijke administratieve verplichtingen.

Google Analytics/Wix Analytics – voor zover deze diensten op onze website actief zijn, voor analyse van het websitegebruik en uitsluitend nadat hiervoor toestemming is verkregen wanneer die wettelijk vereist is.

Meta/Facebook – voor marketing- en advertentiedoeleinden, waaronder de Meta Pixel, uitsluitend nadat hiervoor de vereiste toestemming is verkregen.

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.
 

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, gebeurt dit overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en worden, waar vereist, passende waarborgen gebruikt voor de bescherming van persoonsgegevens.
 

7. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn vereist.

Gegevens van personen die contact met ons opnemen maar geen cliënt worden, bewaren we in principe maximaal één jaar na het laatste contact, tenzij er een reden bestaat om ze langer te bewaren.

Persoonlijke cliëntdossiers en werkaantekeningen bewaren we gedurende de begeleiding en daarna alleen zolang dit redelijkerwijs nodig is voor opvolging, administratie of de bescherming van onze gerechtvaardigde belangen. We beoordelen periodiek of verdere bewaring nog noodzakelijk is.

Facturen, betalingsgegevens en andere boekhoudkundige documenten worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

Gegevens die worden gebruikt voor commerciële e-mails bewaren we totdat je je uitschrijft of jouw toestemming intrekt, tenzij een andere rechtsgrond of wettelijke verplichting verdere bewaring rechtvaardigt.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of veilig vernietigd.
 

8. Hoe beschermen we jouw gegevens?

ReachingOut neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking.

Papieren cliëntdossiers worden bewaard in een afsluitbare dossierkast. Voor digitale gegevens maken we gebruik van de beveiligingsmogelijkheden van de gebruikte diensten en apparaten.

Hoewel we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, kan geen enkel digitaal systeem absolute veiligheid garanderen.
 

9. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;

• onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren;

• gegevens te laten verwijderen;

• de verwerking te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• jouw gegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;

• een eerder gegeven toestemming weer in te trekken.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact op via reachingout.be@gmail.com.

Wanneer we redelijke twijfel hebben over jouw identiteit, kunnen we bijkomende informatie vragen om jouw identiteit te controleren. We vragen niet standaard om een kopie van je identiteitskaart.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
 

10. Cookies en andere traceringstechnologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Essentiële cookies zijn noodzakelijk om onze website correct en veilig te laten functioneren. Hiervoor is geen voorafgaande toestemming vereist.

Voor niet-strikt noodzakelijke cookies, zoals cookies voor analyse, prestaties of marketing, vragen we vooraf jouw toestemming via onze cookiebanner.

Dit geldt ook voor analytische cookies: de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit bevestigt dat hiervoor onder de huidige Belgische regelgeving toestemming nodig is.

Via onze cookiebanner kun je:

• alle cookies accepteren;

• alle niet-noodzakelijke cookies weigeren;

• jouw voorkeuren per categorie instellen.

Je kunt jouw cookievoorkeuren later opnieuw wijzigen of jouw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website. De GBA bepaalt dat het intrekken van toestemming even gemakkelijk moet zijn als het geven ervan.
 

11. Welke soorten cookies gebruiken we?

Onze website kan de volgende categorieën gebruiken:

Essentiële cookies
Deze zijn noodzakelijk voor basisfuncties van de website, beveiliging en het onthouden van bepaalde keuzes.

Functionele en prestatiecookies
Deze kunnen aanvullende functies mogelijk maken en helpen bij de werking en prestaties van de website.

Analytische cookies
Deze helpen ons inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat we de website kunnen verbeteren.

Marketingcookies
Deze kunnen worden gebruikt om de effectiviteit van advertenties te meten en advertenties beter af te stemmen op interesses.

Niet-strikt noodzakelijke cookies worden pas gebruikt nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. De GBA vereist bovendien dat bezoekers informatie kunnen krijgen over onder andere het doel en de levensduur van de gebruikte cookies.
 

12. Google Analytics en Wix Analytics

Voor zover Google Analytics of Wix Analytics op onze website actief zijn, kunnen deze worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website.

Analytische cookies worden alleen geplaatst of uitgelezen nadat hiervoor de vereiste toestemming is gegeven.
 

13. Meta Pixel

ReachingOut maakt gebruik van Meta/Facebook voor online marketing en kan daarbij gebruikmaken van de Meta Pixel.

Deze technologie kan ons helpen inzicht te krijgen in de resultaten van advertenties en kan worden gebruikt om advertenties relevanter te maken.

De Meta Pixel wordt uitsluitend geactiveerd nadat je hiervoor de vereiste toestemming hebt gegeven.
 

14. Commerciële e-mails

ReachingOut kan je informeren over diensten, workshops, masterclasses, cursussen of andere activiteiten.

Waar toestemming vereist is, ontvang je deze commerciële communicatie alleen nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de uitschrijflink in de e-mail.
 

15. WhatsApp en e-mail

Wanneer je zelf via WhatsApp of e-mail met ReachingOut communiceert, verwerken we de gegevens die nodig zijn om met jou te communiceren.

We raden aan om via gewone e-mail of WhatsApp geen gevoelige informatie te versturen die niet noodzakelijk is voor onze communicatie.
 

16. Externe websites en sociale media

Onze website kan links bevatten naar externe websites en sociale mediaplatformen, zoals Facebook en Instagram.

Wanneer je zo'n externe website bezoekt, is het privacybeleid van die externe partij van toepassing. ReachingOut heeft geen controle over de wijze waarop deze partijen als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken persoonsgegevens verwerken.
 

17. Wijzigingen aan deze verklaring

Onze dienstverlening en de digitale systemen die we gebruiken kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacy- en cookieverklaring van tijd tot tijd aanpassen.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.
 

Laatste wijziging: 8 september 2026